What are the possibilities of Google Vault?

Niektóre przedsiębiorstwa są prawnie zobowiązane do przechowywania dokumentów przez określony czas. Inne wolą na własną rękę zabezpieczyć informacje, aby móc korzystać z nich w przyszłości. W obu tych przypadkach pomocna okazuje się aplikacja Google Vault, która pozwala zabezpieczyć wskazane dokumenty, historię czatu i wiadomości e-mail pracowników choćby wtedy, gdy zostały one usunięte z ich firmowych kont.

Co to jest Google Vault w Google Workspace

Google Vault to narzędzie, które pozwala na pozyskiwanie danych i zarządzanie informacjami (archiwizowanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie oraz eksportowanie) w obrębie pakietu Google Workspace. Korzystanie z usługi nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania. Wszystkie działania realizowane są bezpośrednio w przeglądarce.

Aplikacje obsługiwane przez Vault

Google Vault oferuje możliwość zarządzania następującymi rodzajami informacji:

• korespondencja w Gmailu;
• zasoby przechowywane na Dysku Google;
• wiadomości przesyłane przez Google Chat oraz klasycznej wersji Hangouts (w obu przypadkach pod warunkiem włączonej historii);
• nagrania z Google Meet wraz z innymi działaniami mającymi miejsce podczas danego spotkania (historia czatu, ankiety, pytania i odpowiedzi);
• wiadomości z Grup dyskusyjnych Google;
• rejestry połączeń, wiadomości głosowe (wraz z transkrypcjami) i SMS-y z Google Voice;
• Witryny Google (nowa wersja).

Podstawowe funkcje usługi

Wśród podstawowych funkcji Google Vault wyróżnia się wyszukiwanie, zabezpieczanie i eksportowanie danych (np. na potrzeby postępowań sądowych).

Administrator może zdecydować, z jakiej reguły archiwizowania chce skorzystać. Ma do wyboru dwie możliwości: przechowywanie danych tak długo, jak będzie to niezbędne (nawet tych, które zostały trwale usunięte przez użytkowników) oraz usuwanie danych (np. wrażliwych), których dalsze przechowywanie jest nieuzasadnione.

Dzięki raportom kontrolnym możliwe jest też śledzenie aktywności użytkowników w aplikacji.

Wyszukiwanie, zabezpieczanie i eksportowanie danych

Vault pozwala na wyszukiwanie danych w obrębie instancji Google Workspace organizacji. Informacje można przeszukiwać według pojedynczych kont użytkowników, całych jednostek organizacyjnych, zakresu dat lub słów kluczowych. Osoba z odpowiednimi uprawnieniami ma m.in. dostęp do podglądu wiadomości oraz załączników.

Co więcej, użytkownik z dostępem do Vault może dowolnie przeszukiwać dane w domenie i odzyskiwać je np. z zablokowanych kont. Dzięki temu można zapobiec utracie danych w związku z rotacją pracowników w firmie.

Aby zabezpieczyć dane bez ograniczeń czasowych administrator może przypisać odpowiednie reguły działania dla kont pojedynczych użytkowników, grup oraz jednostek organizacyjnych. Dla Gmaila i Chatu reguły te mogą zostać ograniczone jedynie do wiadomości, które spełniają wskazane kryteria.

Użytkownik może wyeksportować dane do standardowych formatów (np. pdf, docx lub csv), by móc dokładniej im się przyjrzeć lub wykorzystać je do dalszego przetwarzania. Wyeksportowane w ten sposób dane będą zawierać:

• kopię wszystkich informacji, które spełniają podane kryteria wyszukiwania;
• metadane, które są potrzebne do tego, aby powiązać pozyskane informacje z poszczególnymi użytkownikami w organizacji;
• potwierdzenie, iż pozyskane dane są zgodne z informacjami zapisanymi na serwerach Google.

Przechowywanie i usuwanie danych

Vault sam z siebie nie przechowuje danych. Aby to się zmieniło konieczna jest odpowiednia konfiguracja aplikacji, a mianowicie – ustalenie reguł przechowywania. Tu do wyboru masz dwie możliwości:

• Przechowuj dane tak długo, jak jest to potrzebne – jeżeli wskażesz, iż informacje mają być dostępne przez określony czas, to będą one przechowywane choćby po tym, gdy użytkownicy usuną je na swoich kontach. Funkcja ta jest wykorzystywana na potrzeby zgodności lub w związku z innymi zobowiązaniami prawnymi.
• Usuwaj dane, które nie są już potrzebne – możesz też skonfigurować Vault w taki sposób, żeby aplikacja usuwała dane z kont użytkowników po upływie wskazanego czasu. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, jeżeli Twoja organizacja przetwarza wrażliwe dane, które można przechowywać tylko przez określony czas.

Warto pamiętać, iż po wygaśnięciu reguł przechowywania wszystkie dane, które zostały usunięte przez administratorów bądź użytkowników, zaczynają podlegać standardowym procesom usuwania (wyjątek stanowią tu informacje, które zostały zabezpieczone przed utratą). Kiedy informacje zostaną trwale usunięte z systemów danych poszczególnych usług Google Workspace, nie będzie można ich już przywrócić.

Śledzenie aktywności użytkowników

Vault generuje też dziennik aktywności użytkowników. Raport kontrolny pozwala administratorowi śledzić, jakich działań dokonali użytkownicy Google Vault w wybranym okresie. Monitorowanie aktywności opiera się na dostarczeniu informacji dotyczących m.in. eksportowania danych, wyszukiwania oraz wyświetlanych treści. Funkcja ta pozwala na pozyskanie informacji o czynności wykonanych w konkretnym czasie przez poszczególnych użytkowników. Raporty można wyeksportować do pliku CSV (arkuszy kalkulacyjnych).

Wymagania dotyczące licencji

Aby użytkownicy mogli korzystać z aplikacji, muszą posiadać zarówno licencję Google Workspace jak i licencję na Vault. Ta druga dostępna jest bezpłatnie dla osób korzystających z Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business Plus oraz wszystkich wersji Google Workspace dla Szkół i Uczelni. Osoby zainteresowane dodatkową licencją na Google Vault mogą ją wykupić za dodatkową opłatą uiszczoną miesięcznie za każdego użytkownika.

Wykorzystanie Google Vault w praktyce

Google Vault znacząco wspiera pracę wszystkich osób, których zadaniem jest ochrona firmowych. W przypadkach odejść pracowników, dostęp do zarchiwizowanej korespondencji i plików daje możliwość wyszukania konkretnych informacji i ewentualnego przekazania ich następcom. Takie działanie pozwala na sprawne kontynuowanie pracy nad bieżącymi zadaniami lub projektami oraz przeciwdziałanie utracie ważnych danych. Dodatkowo bardzo często działy prawnewykorzystują Vault w celu zabezpieczenia danych na potrzeby postępowania sądowego.

Przekazywanie zadań nowym pracownikom

Odejście pracownika oznacza konieczność przekazania jego następcy informacji dotyczących codziennych zadań, prowadzonej korespondencji z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz dokumentów związanych z trwającymi projektami. Choć Google Vault nie jest narzędziem migracyjnym i za jego pomocą nie przeniesiesz zawartości poczty czy dysku na konto innego użytkownika, to w razie potrzeby możesz odszukać zarchiwizowane informacje i przekazać je dalej.

Vault umożliwia włączenie funkcji automatycznego przechowywania dokumentów i e-maili danego pracownika. Wszystkie pliki i wiadomości są przechowywane w chmurze, choćby jeżeli zostały wcześniej usunięte na koncie użytkownika.

Przeciwdziałanie złośliwym działaniom odchodzącego pracownika

Aplikacja pozwala archiwizować dane i definiować reguły ich przechowywania. Funkcje te pozwalają zabezpieczyć się przed złośliwymi i niebezpiecznymi działaniami odchodzących pracowników. W przypadku danych szczególnie istotnych – np. dotyczących kluczowych kontraktów lub wymaganych w postępowaniach sądowych – możliwa jest także archiwizacja plików na czas nieokreślony. Dodatkowo Administratorzy mogą zablokować konto w ten sposób, iż niemożliwym będzie usunięcie z niego jakichkolwiek danych.

Google Vault w rozprawach sądowych

Temat bezterminowego przechowywania danych jest na tyle ważny, iż warto poświęcić mu nieco więcej uwagi. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy spór pomiędzy pracodawcą i odchodzących pracownikiem jest wyjątkowo zaogniony, a jego rozstrzygnięcie odbywa się w sądowych ławach. Dzięki pełnej archiwizacji zarówno korespondencji, jak i wszystkich przetwarzanych danych przez dotychczasowego pracownika, znacznie łatwiej jest dotrzeć do faktów i umożliwić sądowi podjęcie obiektywnej decyzji w oparciu o dowody.

Informacje archiwizowane w Google Vault mogą być także wykorzystywane w przypadku innych postępowań sądowych, np. tych dotyczących przestępstw gospodarczych lub czynów nieuczciwej konkurencji. Szczególnie przydatne są w pierwszej części postępowania polegającej na ujawnieniu wszystkich danych przechowywanych w formie elektronicznej (eDiscovery). Przechowywane dane można także wykorzystywać do prowadzenia audytów wewnętrznych.

Podsumowanie

Vault pozwala wyszukiwać potrzebne informacje, zabezpieczać je i archiwizować. Eksport danych do popularnych formatów pozwala zaś na wygodne przetwarzanie ich w przyszłości. Oprócz tego w ramach usługi dostępne są raporty kontrolne, na podstawie których można śledzić aktywność użytkowników. Aplikacja pozwala też zdefiniować reguły przechowywania.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego narzędzia lub potrzebujesz pomocy przy konfiguracji usługi, skontaktuj się z naszymi specjalistami. Inżynierowie FOTC chętnie odpowiedzą na Twoje pytania.