Top news in Google Workspace for November 2022

Listopad przyniósł w Google Workspace sporo nowości dla administratorów. W konsoli znajdą oni nowe funkcje zwiększające bezpieczeństwo oraz narzędzia ułatwiające migrację danych. Google przypomina też o konieczności przeniesienia projektów z klasycznych Witryn do nowej wersji usługi – zostały na to zaledwie dwa miesiące. Oczywiście, jak co miesiąc, w zestawieniu znajdziesz też nowe funkcje zwiększające efektywność pracy i ułatwiające komunikację w zespole.

Usprawnienia w Arkuszach

Oś czasu, czyli możliwość tworzenia harmonogramów dla projektów

W wielu firmach Arkusze są wykorzystywane do tworzenia harmonogramów projektów. Google wyszło naprzeciw oczekiwaniom swoich użytkowników i stworzyło specjalną funkcję, która ułatwia ten proces.

W Arkuszach pojawiła się interaktywna oś czasu, dzięki której śledzenie postępów prac w poszczególnych projektach będzie o wiele łatwiejsze. Użytkownicy mogą teraz wyświetlać takie informacje, jak data rozpoczęcia i zakończenia zadania, jego opis czy osoba odpowiedzialna za jego wykonanie.

Aby utworzyć nową oś czasu, w górnym menu wybierz opcje Wstaw > Oś czasu, a następnie wybierz zakres danych i skonfiguruj atrybuty na pasku ustawień. Po utworzeniu osi czasu możesz ją wyświetlać dla różnych przedziałów czasowych, przeskoczyć do bieżącej daty, zmienić jej wygląd i spersonalizować wiele innych elementów. Po więcej informacji na temat tworzenia i edytowania osi czasu w Arkuszach, zapraszamy do Centrum Pomocy Google.

Zmiana rozmiaru panelu bocznego tabel przestawnych

To mała zmiana, która robi dużą różnicę. Niedawno w Arkuszach wprowadzona została możliwość zmiany rozmiaru panelu bocznego podczas tworzenia lub edycji tabeli przestawnej. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, gdy nazwy kolumn lub pól są zbyt długie, a chcesz zobaczyć cały znajdujący się w nich tekst.

Nowy widok Gmaila staje się widokiem standardowym

Na początku 2022 roku Google wprowadziło nowy wygląd Gmaila. Interfejs najpopularniejszej poczty na świecie został zintegrowany z takimi aplikacjami jak Chat, Pokoje oraz Meet. O wprowadzonych wówczas zmianach szeroko pisaliśmy w artykule Nowy Gmail? Znamy wszystkie szczegóły odświeżonego wyglądu usługi.

Przez kilka ostatnich miesięcy użytkownicy mogli korzystać zarówno z odświeżonego wyglądu Gmaila, jak i z klasycznego widoku poczty od Google. W listopadzie nowy interfejs stał się domyślny, co oznacza, iż użytkownicy nie mogą już przełączyć się już do oryginalnego widoku Gmaila. Oczywiście wciąż można spersonalizować swoją pocztę, korzystając z różnych motywów czy typów skrzynki odbiorczej.

Co ważne, w szybkich ustawieniach możesz też dostosować do swoich potrzeb sam widok skrzynki, na przykład wyłączając boczny pasek, umożliwiający szybkie przenoszenie się do aplikacji Chat i Meet.

Przypomnienie o przeniesieniu projektów z klasycznych Witryn Google przed 30 stycznia 2023

Na przeniesienie projektów z klasycznej wersji Witryn do nowej odsłony Google Sites użytkownicy mieli kilka lat. Google kilkakrotnie przesuwało termin migracji projektów, ale wygląda na to, iż tym razem to naprawdę koniec. I tak:

• Do 30 stycznia 2023 roku administratorzy i właściciele stron mogą manualnie przenieść swoje klasyczne Witryny do nowej wersji usługi. W tym celu mają możliwość skorzystać z Menadżera klasycznej wersji Witryn lub postępować zgodnie z instrukcją zamieszczoną w Centrum Pomocy Google.
• 30 stycznia 2023 roku Google zacznie wyłączać możliwość edycji wszelkich projektów stworzonych w klasycznych Witrynach Google. Projekty w domenach klientów pozostaną widoczne do czasu automatycznej konwersji do nowej wersji usługi.
• Po 30 stycznia 2023 roku Google zacznie automatycznie konwertować wszystkie strony stworzone w klasycznej wersji Google Sites do nowych Witryn. Właściciele będą mogli przeglądać, publikować i eksportować ich statyczne archiwa do Google Takeout. Po zakończeniu migracji wszystkie klasyczne Witryny zostaną usunięte

Wszyscy użytkownicy zostaną poinformowani o tym, iż witryny w ich domenie zostały przeniesione na nowy format usługi. W niektórych przypadkach może to zająć kilka miesięcy, w zależności od liczby i stopnia złożoności stron.

Reguły zaufania na Dysku są teraz ogólnodostępne

W lipcu pisaliśmy o tym, iż zasady zaufania na Dysku zostały udostępnione w wersji open beta. Od listopada w planach Google Workspace Enterprise Plus, Enterprise Standard, Education Plus oraz Education Standard funkcja ta staje się ogólnodostępna.

Reguły zaufania pozwalają administratorom określić zasady, według których użytkownicy mogą udostępniać pliki przechowywane na Dysku Google. I to zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Zasady te mogą być różne dla różnych jednostek organizacyjnych i grup, co pozwala na szczegółowe egzekwowanie zasad w przypadku każdego użytkownika z osobna.

Administratorzy mogą włączyć tę funkcję w konsoli administratora, przechodząc do zakładki Reguły > Włącz reguły zaufania.

Migracja kluczy w usłudze szyfrowania po stronie klienta

Google cały czas rozszerza możliwości szyfrowania po stronie klienta (CSE) w produktach Google Workspace. W listopadzie w ramach usługi pojawiła się nowa funkcja – migracja kluczy. Pozwala ona administratorom włączać dodatkowe usługi klucza lub zmieniać już istniejące.

W obu przypadkach wbudowane mechanizmy kontrolne zapewniają bezpieczne przeprowadzenie migracji kluczy, z obsługą kopii zapasowej usług kluczy i możliwością powrotu do stanu poprzedniego. Dzięki temu podczas migracji zachowana jest zgodność klucza względem oryginału, a zaszyfrowane dane pozostają niedostępne dla Google.

Ta aktualizacja pozwala administratorom zachować elastyczność przy przeprowadzaniu rotacji kluczy. Użytkownicy mogą teraz dodać nowy klucz, przypisać go do jednostki organizacyjnej lub grupy osób, a następnie przenieść wszelkie treści zaszyfrowane poprzednim kluczem do nowego. Podczas tego procesu istniejący klucz stanowi kopię zapasową dla nowego. Gdy użytkownicy są już pewni ustawień nowego klucza i zakończą migrację, mogą usunąć klucz zapasowy.

Ponadto nowa funkcja zapewnia użytkownikom większą kontrolę nad utrzymaniem kluczy szyfrujących poprzez uwzględnienie sytuacji, w których mogą oni zdecydować się na zmianę dostawcy usług CSE, przejście z usługi on-premise na usługę zewnętrzną oraz przeprowadzić migrację zaszyfrowanych treści.

Nowy panel sterowania w Google Takeout

Kolejna dobra wiadomość dla administratorów jest taka, iż od 15 listopada mogą oni zarządzać ustawieniami Google Takeout z poziomu nowego, lepiej dopracowanego panelu sterowania. Znajdą go w Konsoli Administracyjnej, przechodząc ścieżkę Konto > Google Takeout > Dostęp użytkowników do Takeout w przypadku usług Google. Nowa strona powinna zostać w pełni wdrożona w ciągu kilku tygodni, a kiedy to się stanie, jej poprzednia wersja przestanie być dostępna.

Dzięki tej zmianie administratorzy mają możliwość określić z jednego miejsca w konsoli, z których usług użytkownicy mogą eksportować dane za pośrednictwem Google Takeout, a z których nie.

Automatyczne ustawienia statusu w Google Chat

W listopadzie nowości pojawiły się również w Chacie. od dzisiaj w Google Chat można ustawić powtarzający się harmonogram dla powiadomienia Nie przeszkadzać.

Nowa funkcja przydaje się na przykład wtedy, kiedy chcesz wyciszyć powiadomienia podczas regularnej przerwy obiadowej lub zależy Ci na tym, aby status Nie przeszkadzać automatycznie pojawiał się wieczorami i w weekendy, kiedy nie pracujesz.

Łatwiejsze udostępnianie plików Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji na czacie Google Meet

W kwietniu informowaliśmy o pojawieniu się możliwości dołączania do spotkania przez Meet z poziomu Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji. Teraz, kiedy dołączasz do rozmowy z poziomu pliku lub prezentujesz plik w Meet, możesz łatwo udostępnić go innym uczestnikom spotkania poprzez chat. Dzięki listopadowej aktualizacji możesz też przyznać dostęp do dokumentu, arkusza lub prezentacji wszystkim wybranym uczestnikom rozmowy, dzięki czemu podczas spotkania będziecie mogli wspólnie pracować nad jego treścią.

Przenieś swój pakiet do FOTC i zyskaj dodatkowe zniżki

Skoro interesujesz się nowościami w Google Workspace, to prawdopodobnie korzystasz już z tego pakietu. A czy wiesz, iż dzięki współpracy z FOTC prawdopodobnie będziesz mógł płacić za swój plan mniej niż obecnie? Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy możemy wynegocjować dla Ciebie dodatkowe zniżki.

A jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco z nowościami, dołącz do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, w którym pasjonaci rozwiązań chmurowych dzielą się ze sobą wiedzą na temat Google Workspace. Z euforią powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.