Urzędy skarbowe ostrzegają: tego dnia nie wyślesz żadnego dokumentu elektronicznego

29 maja 2025 roku Ministerstwo Finansów planuje całkowite wyłączenie platformy e-dokumenty.mf.gov.pl na czas trwających 13 godzin prac serwisowych. Przerwa potrwa od 7:00 do 20:00 i będzie miała wpływ na wszystkich użytkowników systemu – od przedsiębiorców po księgowych i biura rachunkowe.

Choć resort tłumaczy decyzję koniecznością modernizacji, zakres i czas trwania niedostępności systemu może mieć poważne konsekwencje dla rozliczeń podatkowych.

Kluczowy system niedostępny w godzinach szczytu

Planowana przerwa przypada na cały dzień roboczy, co może poważnie zakłócić działanie firm i instytucji zobowiązanych do terminowego składania dokumentacji podatkowej. Ministerstwo Finansów potwierdziło, iż w godzinach od 7:00 do 20:00 nie będzie możliwe:

• składanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK),
• przesyłanie sprawozdań i deklaracji podatkowych,
• korzystanie z e-usług umożliwiających kontakt z urzędami skarbowymi.

Jak podaje resort, prace mają na celu poprawę komfortu użytkowników i modernizację infrastruktury IT. Jest to część rutynowych działań konserwacyjnych, jednak ze względu na ich rozmiar i długość, konieczne jest odpowiednie przygotowanie ze strony podatników.

Jakie dokumenty objęte są ograniczeniem?

W czasie niedostępności platformy e-dokumenty.mf.gov.pl, niemożliwe będzie przesyłanie szeregu kluczowych plików i sprawozdań. Ograniczenie obejmie m.in.:

• JPK_VAT – Jednolity Plik Kontrolny dla podatku od towarów i usług
• JPK_PD – plik dla podatku dochodowego
• JPK na żądanie – plik przesyłany na wezwanie organu podatkowego
• CUK – informacje o cenach transferowych
• ALK – sprawozdanie o lokalizacjach działalności
• ITP, ITP-Z – informacje o transakcjach z podmiotami powiązanymi
• PSP, DPI, SME – inne dokumenty sprawozdawcze i informacyjne

Oznacza to, iż przedsiębiorcy i księgowi będą musieli przeorganizować harmonogramy swoich obowiązków i zaplanować przesyłanie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem.

Potencjalne ryzyko dla podatników

Opóźnienie w złożeniu dokumentów podatkowych może mieć poważne konsekwencje finansowe. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy:

• termin składania dokumentów przypada właśnie na 29 maja,
• podatnik planował wysyłkę dokumentów w ostatniej chwili,
• księgowi i biura rachunkowe obsługują dużą liczbę klientów i mogą nie zdążyć z wysyłką przed przerwą.

W skrajnych przypadkach, niezłożenie dokumentów na czas może skutkować:

• naliczeniem odsetek za zwłokę,
• karami administracyjnymi,
• ryzykiem kontroli skarbowej.

Z tego względu Ministerstwo Finansów wyraźnie zaleca wcześniejsze przesłanie wszelkich dokumentów, które miałyby trafić do systemu w okolicach 29 maja. Szczególną ostrożność powinni zachować przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie lub miesięcznie – przerwa może zbiegać się z końcowymi terminami składania JPK i deklaracji VAT.

Co powinni zrobić księgowi i biura rachunkowe?

Biura rachunkowe i księgowi obsługujący wielu klientów muszą odpowiednio wcześniej zaplanować działania, by nie dopuścić do nagromadzenia obowiązków w dniach po przywróceniu systemu. Najlepsze praktyki obejmują:

• wcześniejsze rozliczenie klientów,
• przesunięcie wysyłki dokumentów na dzień lub dwa przed planowaną przerwą,
• informowanie klientów o potencjalnych opóźnieniach i ich skutkach.

Firmy korzystające z usług zewnętrznych doradców podatkowych powinny skontaktować się ze swoimi księgowymi, aby upewnić się, iż przesyłka dokumentów zostanie zrealizowana najpóźniej do 28 maja.

Co po zakończeniu prac?

Zgodnie z zapowiedzią resortu, system ma zostać przywrócony do pełnej funkcjonalności o godzinie 20:00 tego samego dnia. Jednak użytkownicy powinni być przygotowani na zwiększone obciążenie platformy w pierwszych godzinach po przerwie.

W praktyce może to oznaczać:

• wolniejsze działanie systemu,
• problemy z kolejką wysyłkową dokumentów,
• możliwe komunikaty błędów przy próbie logowania lub transmisji danych.

Dlatego eksperci zalecają, by osoby, które nie zdążyły wysłać dokumentów przed 29 maja, nie czekały do ostatniej chwili i przesłały je jak najszybciej po przywróceniu działania systemu.

Perspektywa na przyszłość: więcej automatyzacji, ale i przerw

Warto zaznaczyć, iż platforma e-dokumenty.mf.gov.pl to jeden z kluczowych filarów cyfryzacji administracji skarbowej w Polsce. Ministerstwo Finansów od lat inwestuje w jej rozwój i automatyzację, co przekłada się na:

• szybsze przetwarzanie danych,
• mniejszą liczbę błędów ludzkich,
• większą kontrolę nad terminowością sprawozdań.

Jednak każda tego typu platforma wymaga okresowej konserwacji. W związku z tym można się spodziewać, iż podobne przerwy będą występować także w przyszłości, choć być może w krótszym i mniej uciążliwym zakresie.

Dlatego też warto wyrobić nawyk nieodkładania wysyłki dokumentów na ostatnią chwilę, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w przypadku kolejnych planowanych (lub nieplanowanych) przestojów systemowych.