The most crucial news in Google Workspace from June 2023

Czerwiec zdecydowanie był miesiącem Google Meet – w aplikacji pojawiło się aż kilkanaście nowości, w tym napisy w języku polskim, wprowadzenie trybu widza oraz możliwość korzystania z ankiet podczas transmisji na żywo. W ostatnich tygodniach Google na wyższy poziom przeniosło też zabezpieczenie swoich narzędzi, wprowadzając jako open beta klucze dostępu, które pozwalają logować się do aplikacji m.in. dzięki danych biometrycznych. Co więcej, Gmail właśnie został zintegrowany z Arkuszami, co na pewno ucieszy osoby, które często wysyłają korespondencję zbiorczą.

Wygodniejsze i bezpieczniejsze logowanie do kont przy użyciu kluczy dostępu

Nasze zestawienie otwiera funkcja, która przenosi zabezpieczenie kont użytkowników na nowy, wyższy (i wygodniejszy!) poziom. W czerwcu Google wprowadziło w Google Workspace alternatywną dla haseł metodę uwierzytelniania, jaką są klucze dostępu (passkeys).

Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy będą mogli logować się na swoje konta dzięki danych biometrycznych (np. odcisku palca lub funkcji rozpoznawania twarzy), kodu PIN lub wzoru używanego do odblokowania telefonu czy laptopa. w tej chwili funkcja działa jako open beta, co oznacza, iż administratorzy mogą z niej korzystać bez konieczności dodatkowego rejestrowania się w jakimś programie.

Domyślnie z kluczy można korzystać do drugiego etapu weryfikacji dwuskładnikowej. Zaś aby użytkownicy mogli logować się na swoje konta bez haseł, administrator Google Workspace musi im na to zezwolić, przechodząc w konsoli ścieżkę: Bezpieczeństwo > Uwierzytelnianie > Ustawienia bez hasła i zaznaczając opcję Zezwalaj użytkownikom na pomijanie haseł podczas logowania, umożliwiając im korzystanie z kluczy dostępu. Instrukcja konfiguracji tego rodzaju uwierzytelnienia na kontach użytkowników końcowych została opisana w centrum pomocy Google.

Jak wynika z danych zebranych przez Google w marcu i kwietniu tego roku, klucze dostępu są dwa razy szybsze i cztery razy mniej podatne na błędy niż hasła. Co ważne, dane biometryczne użytkownika nigdy nie są wysyłane na serwery Google ani do innych witryn i aplikacji.

Integracja Gmaila z Arkuszami Google

W zeszłym roku w Gmailu pojawiła się funkcja zbiorowego wysyłania e-maili, która kilka miesięcy później została wzbogacona znacznikami zmiennych. W czerwcu 2023 roku Google wprowadziło do przeglądarkowej wersji Gmaila kreator e-maili, który pozwala importować z Arkuszy adresy choćby 1500 odbiorców jednocześnie.

Kreator ten w pełni zastąpi funkcję multi-send. Jednocześnie przełączenie się w tryb wysyłania zbiorczego zostało przeniesione z dolnego menu do paska adresu wiadomości. W kreatorze wciąż można używać znaczników @imię, @naziwsko, @fullname oraz @email, a do wiadomości wysyłanych dzięki kreatora wciąż automatycznie dodawany będzie link z możliwością wypisania się z listy adresowej.

Nowe funkcje w Meet

Automatycznie generowane napisy dostępne w języku polskim

Wreszcie są! Napisy generujące się podczas spotkań w Meet stały się dostępne w języku polskim. Oprócz tego do listy języków dodane zostały: kanadyjska odmiana francuskiego, indonezyjski, rumuński, tajski, turecki oraz wietnamski. Niestety na automatyczne tłumaczenie na polski spotkań prowadzonych po angielsku musimy jeszcze nieco poczekać.

Większa kontrola nad spotkaniami dzięki użyciu trybu widza

W czerwcu do Meet wprowadzony został tryb widza. Widzowie to uczestnicy, którzy podczas spotkania nie mogą udostępniać dźwięku ani obrazu. Funkcja ta przyda się osobom, które korzystają z Google Meet do organizowania dużych spotkań, takich jak na przykład webinary. Sklasyfikowanie uczestników jako widzów pomoże im ograniczyć potencjalne zakłócenia (np. jeżeli ktoś nie wyłączy swojego mikrofonu) i sprawi, iż uczestnikom łatwiej będzie skupić się na treści wideokonferencji. Jednocześnie widzowie będa mogli odpowiadać na pytania w sekcji Pytania i odpowiedzi oraz brać udział w ankietach

Warto również zaznaczyć, iż użytkownicy planów Google Workspace Enterprise Plus oraz Enterprise Essentials Plus będa od dzisiaj mogli tworzyć spotkania choćby dla 1000 osób, przy czym 500 uczestników będzie mogło brać w nich udział właśnie w trybie widza.

Pytania i odpowiedzi oraz ankiety dostępne są teraz podczas spotkań transmitowanych na żywo

Dotychczas funkcje Pytania i odpowiedzi oraz Ankiety dostępne były w Meet tylko dla tradycyjnych spotkań. Od końca czerwca w wybranych planach obie te opcje dostępne będą również podczas wideokonferencji transmitowanych na żywo, co pomoże Ci łatwiej nawiązać kontakt z ich uczestnikami.

Zaktualizowane okno funkcji Obraz w obrazie

Obraz w obrazie to dostępna w Chrome funkcja, dzięki której możesz przenieść rozmowę prowadzoną przez Meet do osobnego okienka. Okno to nie zniknie z ekranu choćby wtedy, gdu opuścisz kartę przeglądarki, za pośrednictwem której odbywa się wideokonferencja. W czerwcu Google znacząco zwiększyło liczbę narzędzi dostępnych bezpośrednio z poziomu tego okienka. od dzisiaj oprócz włączania i wyłączania mikrofonu oraz kamery, korzystając z obrazu w obrazie, możesz też podnosić rękę, korzystać z chatu czy włączać i wyłączać napisy.

Dodatkowe możliwości dla sal konferencyjnych w trybie towarzyszącym

Jednym z wyzwań związanych z dołączaniem do spotkania w Meet z sali konferencyjnej jest to, iż osoby w pokoju są identyfikowane na podstawie nazwy pomieszczenia, w którym się znajdują, a nie jako jednostki. Ostatnio jednak się to zmieniło. A wszystko dzięki nowej funkcji meldowania się w trybie towarzyszącym w Google Meet.

Jeśli dołączasz do spotkania z pokoju konferencyjnego, możesz użyć trybu towarzyszącego na swoim urządzeniu osobistym, aby zameldować się w konkretnej sali. Zameldowanie w pomieszczeniu sprawi, iż wszyscy uczestnicy zobaczą imiona i nazwiska osób znajdujących się w danej sali konferencyjnej, a nie tylko nazwę tego pomieszczenia.

Zameldowanie w pokoju będzie domyślnie włączone, jednak administratorzy mogą wyłączyć tę funkcję dla określonych urządzeń lub użytkowników.

Wygodniejsze konfigurowanie ustawień dostępu do spotkań

W czerwcu Google zapowiedziało również, iż 17 lipca 2023 r. rozpocznie się usuwanie z konsoli administracyjnej zarządzania szybkim dostępem do spotkań.

Po wprowadzeniu tej zmiany organizatorzy będą mogli wybrać jeden z trzech poziomów dostępu podczas tworzenia spotkania w Kalendarzu lub bezpośrednio w Google Meet:

Otwarte

• Do spotkania będzie mógł dołączyć każdy, kto ma link.
• Nikt nie będzie musiał prosić o możliwość dołączenia.
• Każdy będzie mógł dołączyć przez telefon.

Zaufane

• Każdy użytkownik, należący do tej samej organizacji co gospodarz, będzie mógł dołączyć do spotkania.
• Każda osoba spoza organizacji, ale zaproszona za pośrednictwem wydarzenia w Kalendarzu Google lub każda osoba zaproszona w ramach spotkania, również będzie mogła dołączyć bez konieczności proszenia o dołączenie.
• Każdy będzie mógł dołączyć przez telefon.
• Wszyscy inni będą musieli poprosić o dołączenie.

Ograniczone

• Tylko osoba zaproszona przez wydarzenie w Kalendarzu Google lub osoba zaproszona z poziomu spotkania przez gospodarza będzie mogła dołączyć.
• Wszyscy pozostali będą musieli poprosić o dołączenie, w tym uczestnicy z organizacji gospodarza, którzy nie są uwzględnieni w zaproszeniu, oraz ci, którzy dołączają przez telefon.

Co więcej, gospodarze spotkania będą mogli określić, czy goście mogą pojawić się na spotkaniu przed nimi.

Większe możliwości monitorowania sprzętu potrzebnego do korzystania z Google Meet

Dotychczas w konsoli administracyjnej można było zarządzać takimi problemami ze sprzętem powiązanym z Google Meet, jak przełączanie urządzeń w tryb offline czy brakujące kamery, mikrofony i głośniki. Teraz administratorzy zyskali możliwość identyfikowania innych problemów związanych z urządzeniami peryferyjnymi, w tym m.in.:

• brak wyświetlacza,
• brak kontrolera,
• brak domyślnej kamery,
• brak domyślnego mikrofonu,
• brak domyślnego głośnika,
• brak domyślnej kamery transmitującej obraz z tablicy.

Oprócz tego dostępne będą alerty mailowe oraz SMS dla zakładki z listą urządzeń oraz historii problemu. Zaś samo zarządzanie domyślnymi urządzeniami peryferyjnymi stanie się łatwiejsze.

Niewielkie zmiany, które robią dużą różnicę

W ostatnich tygodniach Google wprowadziło w Meet wiele innych, nieco mniejszych nowości, które z pewnością pozytywnie wpłyną na wygodne korzystanie z aplikacji. Mowa tu m.in. o takich funkcjach jak:

Wygodniejsze wpuszczanie uczestników na spotkanie – jako iż panel, z poziomu którego gospodarz mógł akceptować prośby uczestników o wpuszczenie na spotkanie zajmował sporo miejsca, co często zakłócało przebieg rozmowy, został on przeniesiony do sekcji Osoby w bocznym menu.

Szybszy dostęp do najważniejszych funkcji – podczas spotkania prowadzonego w przeglądarkowej wersji Meet po najechaniu na główne okno, pojawi się w nim dodatkowe menu, z poziomu którego będziesz mieć możliwość zmiany tła, włączenia filtrów oraz kadrowania obrazu.

Rozmycie tła podczas korzystania z wirtualnego pulpitu – teraz możesz skorzystać z funkcji rozmycia tła oraz dostosowania jasności obrazu choćby wtedy, gdy w spotkaniu uczestniczysz za pośrednictwem infrastruktury pulpitu wirtualnego (VDI).

Nowe funkcje w Dokumentach

Rozszerzone funkcje umiejscowienia tabel

W Dokumentach pojawiły się ulepszenia związane z pozycjonowaniem tabel, które pozwalają:

• Łapać i przeciągać tabelę w obrębie dokumentu, co ułatwia ustawienie jej w wybranym miejscu.
• Oblewać tabelę tekstem – można tu określić takie aspekty jak szerokość marginesu tabeli oraz to, czy treść ma okalać element z lewej, prawej czy z obu stron.
• Ustalić stałą pozycję tabeli na stronie.
• Wybierać wstępnie zdefiniowane układy, które natychmiast umieszczą tabelę we wskazanym miejscu.

Google dopracowało też konwertowanie dokumentów z programu Microsoft Word. Dzięki temu znajdujące się w nich tabele pozostaną spójne choćby po otwarciu pliku w Google Docs.

Elementy inteligentne zewnętrznych aplikacji teraz ogólnodostępne

Od pewnego czasu Google konsekwentnie dodaje do swoich programów elementy inteligentne. W czerwcu możliwość wstawiania ich do Dokumentów również z aplikacji innych producentów stała się ogólnodostępna dla wszystkich użytkowników Google Workspace. Zintegrowane z Dokumentami elementy inteligentne stworzyli już tacy partnerzy Google jak Atlassian, Figma, Miro czy Zendesk.

Aby zacząć korzystać z tej funkcji konieczne jest zainstalowanie w Dokumentach rozszerzeń dostępnych w Google Workspace Marketplace. Następnie wystarczy po prostu wkleić w pliku link do zasobu powstałego w aplikacji partnera i kliknąć tabulator.

Szybsze podejmowanie decyzji dzięki elementom do głosowania

Jeśli czasem potrzebujesz zebrać od współpracowników opinię na jakiś temat, to teraz możesz robić to wygodnie z poziomu Dokumentów. Element do głosowania z wbudowanymi emoji pozwoli członkom Twojego zespołu gwałtownie opowiedzieć się za jedną z dostępnych opcji. A Tobie – poznać opinie innych.

Większe możliwości zarządzania zbieraniem adresów e-mail w Formularzach

Dotychczas, tworząc lub edytując formularz Google, w zakładce Ustawienia, w sekcji Odpowiedzi możliwe było jedynie włączenie lub wyłączenie zbierania adresów e-mail. W przypadku włączenia tej opcji, adresy użytkowników były automatycznie zapisywane wraz z przesłaniem przez nich formularza.

Kilka tygodni temu funkcja ta została rozszerzona o następujące możliwości:

• zweryfikowano (wcześniej automatyczne zbieranie maili),
• dane wejściowe użytkownika (wcześniej manualne zbieranie maili),
• nie zbieraj.

Opcja zweryfikowanego zbierania maili będzie teraz wymagać od użytkownika kliknięcia pola wyboru w celu wskazania, który adres e-mail ma zostać przesłany wraz z formularzem.

Zatwierdzanie prośby o dostęp z poziomu plików

Udostępnianie plików to jedna z ulubionych funkcji użytkowników Google Workspace. Teraz korzystanie z niej będzie jeszcze wygodniejsze.

Dotychczas, kiedy użytkownik poprosił o pozwolenie na przeglądanie, komentowanie lub edycję pliku, właściciel otrzymywał o tym powiadomienie e-mailem. Teraz możliwe będzie odpowiadanie na takie prośby bezpośrednio z poziomu pliku.

Osoby, do których wysłana zostanie prośba o dostęp, zobaczą kropkę z powiadomieniem, która wyświetli się na przycisku Udostępnij. Kiedy klikną ten przycisk, na ekranie pojawi się okno, z poziomu którego będzie można zatwierdzić prośbę o dostęp.

Większe możliwości przechowywania plików w Google Vault dzięki etykiet Dysku Google

Etykiety na Dysku Google to metadane, które możesz zdefiniować, aby ułatwić sobie organizowanie, znajdowanie oraz stosowanie poszczególnych polityk do plików przechowywanych na Google Drive. Jako administrator możesz tworzyć etykiety, które następnie użytkownicy mogą przydzielać plikom. Od czerwca Google Vault zaczął obsługiwać niestandardowe reguły przechowywania oparte na etykietach.

Dzięki tej aktualizacji użytkownicy Vault mogą ustawiać dla wszystkich pliku szczegółowe zasady przechowywania oparte na warunkach dotyczących etykiet (np. „etykieta to”, „etykieta to nie”, „data etykiety jest wcześniejsza niż”). Ponadto można uwzględnić etykiety z wieloma opcjami (etykiety podrzędne).

Zdarzenia dziennika Dysku dostępne w kolejnych planach Google Workspace

Na stronie kontroli kontroli i analizy zagrożeń administratorzy Google Workspace mogą przeprowadzać wyszukiwania związane ze zdarzeniami dziennika Dysku. Funkcja ta nie była dotychczas dostępna we wszystkich planach Google Workspace. Jednak od czerwca do grona osób, które mogą się nią cieszyć, dołączyli również użytkownicy planów Business Starter oraz Essentials Starter.

Pamiętaj, iż jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco z nowościami w aplikacjach od Google, możesz dołączyć do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, w którym wielu pasjonatów rozwiązań chmurowych dzieli się swoją wiedzą na temat Google Workspace. Z euforią powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.