Nowy obowiązek dla firm. e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) do końca 2024 roku są zobowiązane do korzystania z systemu e-Doręczeń. To elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych, mający na celu usprawnienie komunikacji między firmami a administracją publiczną. Mimo zbliżającego się terminu, tylko 11% spółek założyło dotąd adresy e-Doręczeń, co budzi poważne obawy co do gotowości przedsiębiorców na nadchodzące zmiany.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca elektroniczne przesyłanie korespondencji z urzędami i innymi podmiotami, zastępująca tradycyjne listy polecone. System ten zapewnia pełną poufność, integralność oraz pewność doręczenia dokumentów, co jest najważniejsze w oficjalnej komunikacji. Wprowadzenie e-Doręczeń ma na celu nie tylko przyspieszenie obiegu dokumentów, ale także redukcję kosztów związanych z tradycyjną korespondencją.

Kogo dotyczy obowiązek?

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje:

• Przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS do końca 2024 roku.

Nowo rejestrowane podmioty w KRS po 1 stycznia 2025 roku są zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń już w momencie rejestracji działalności.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Proces zakładania adresu do e-Doręczeń jest stosunkowo prosty i obejmuje kilka kroków:

1. Wysłanie wniosku: Należy złożyć wniosek z Konta Przedsiębiorcy na platformie Biznes.gov.pl. Dokument można podpisać elektronicznie.
2. Aktywacja adresu: Po złożeniu wniosku adres zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
3. Aktywacja skrzynki: Ostatnim krokiem jest aktywacja skrzynki do e-Doręczeń; instrukcja zostanie przesłana na podany adres e-mail.

Posiadając aktywny adres do e-Doręczeń, przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru.

Brak kar za niedopełnienie obowiązku – czy to zachęta do zwłoki?

Mimo iż termin wdrożenia e-Doręczeń zbliża się nieubłaganie, za brak założenia i aktywacji skrzynki do e-Doręczeń nie przewidziano w tej chwili żadnych kar finansowych. To może tłumaczyć, dlaczego tak niski odsetek firm (11%) do tej pory spełnił ten obowiązek. Jednak brak sankcji nie oznacza braku konsekwencji. Firmy, które nie wdrożą e-Doręczeń, mogą napotkać trudności w komunikacji z urzędami, co może prowadzić do opóźnień w załatwianiu spraw administracyjnych czy problemów z aktualizacją danych w KRS.

Korzyści płynące z e-Doręczeń

Wdrożenie systemu e-Doręczeń niesie za sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• Oszczędność czasu: Eliminacja konieczności osobistego odbierania korespondencji w placówkach pocztowych.
• Redukcja kosztów: Zmniejszenie wydatków związanych z tradycyjną korespondencją.
• Bezpieczeństwo: Gwarancja poufności i integralności przesyłanych dokumentów.
• Ekologia: Zmniejszenie zużycia papieru i wpływu na środowisko.

Czy przedsiębiorcy są gotowi?

Niski odsetek firm, które do tej pory założyły adresy do e-Doręczeń, budzi pytania o gotowość przedsiębiorców na nadchodzące zmiany. Brak kar finansowych za niedopełnienie obowiązku może prowadzić do bagatelizowania sprawy, jednak warto pamiętać, iż e-Doręczenia staną się standardem w komunikacji z administracją publiczną. Firmy, które nie dostosują się do nowych wymogów, mogą napotkać trudności w bieżącej działalności.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku to istotna zmiana w funkcjonowaniu przedsiębiorstw zarejestrowanych w KRS. Mimo braku kar finansowych za niedopełnienie tego obowiązku, warto jak najszybciej założyć i aktywować adres do e-Doręczeń, aby uniknąć potencjalnych problemów w komunikacji z urzędami i innymi podmiotami. Korzyści płynące z wdrożenia tego systemu są znaczące i mogą przyczynić się do ulepszenia działalności każdej firmy.