Jak przygotować dział zakupów do negocjacji z dostawcą?

O wyniku negocjacji zakupowych w dużej mierze decyduje to, co zespół zrobi przed spotkaniem: jakie dane zbierze, jakie granice ustali, co może zaproponować w zamian i kto ma prawo powiedzieć „tak”. Ten plan przydaje się szczególnie wtedy, gdy dostawca zapowiada podwyżkę.

Jakie dane zebrać przed rozmową z dostawcą?

Punktem wyjścia jest analiza wydatków: ile firma kupuje u tego dostawcy, jak zmieniały się ceny i wolumeny, jaki udział w zakupach kategorii ma ta relacja. Do tego dochodzą wyniki dostawcy – terminowość, reklamacje, jakość – oraz ryzyka i wymagania dotyczące zgodności, na przykład certyfikaty czy obowiązki wynikające z przepisów.

Druga część to rynek: ceny i warunki u innych dostawców, sytuacja w branży, zmiany kosztów surowców. Warto też zastanowić się nad interesem dostawcy – czego potrzebuje od tej współpracy, gdzie ma nadwyżkę mocy, na czym mu zależy poza ceną. Dane nie przesądzają o wyniku, ale dają zespołowi rzeczowe argumenty zamiast ogólnych deklaracji.

Zakres rozmowy warto od początku ustawić szerzej niż cena. Przedmiotem ustaleń mogą być jakość, terminy dostaw, termin płatności, wielkość zamówień, serwis, poziom obsługi i zapisy umowy. Zespół powinien ustalić, które z tych kwestii są dla firmy najważniejsze.

Jak ustalić cele, granice i alternatywę?

Przygotowanie stanowiska opiera się na trzech progach:

• cel – wynik, do którego zespół dąży,
• minimum akceptowalne – najgorsze warunki, które firma jeszcze przyjmie,
• punkt odejścia – moment, w którym zespół odrzuca propozycję i kończy rozmowę na tych warunkach.

Czwartym elementem jest BATNA (best alternative to a negotiated agreement), czyli najlepsza realna alternatywa na wypadek braku porozumienia: inny dostawca, zmiana specyfikacji, przesunięcie zakupu, produkcja we własnym zakresie. Zespół używa jej jako punktu odniesienia przy ocenie każdej propozycji – jeżeli oferta dostawcy jest gorsza niż alternatywa, nie ma powodu jej przyjmować. Znajomość alternatywy wzmacnia pozycję, pod warunkiem iż jest wykonalna. Nie oznacza to, iż trzeba zmienić dostawcę.

Te progi porządkują priorytety: które warunki są konieczne, które pożądane, a które zespół może oddać. Dzięki temu ustępstwo da się odróżnić od przyjęcia warunków poniżej granicy.

Jak przygotować ustępstwa na wypadek żądania podwyżki?

Żądanie podwyżki nie musi być rozmową wyłącznie o cenie. Zasadą jest wzajemność: każde ustępstwo kupującego ma mieć uzgodniony odpowiednik po stronie dostawcy. Przykładowe wymiany:

Koszt każdego ustępstwa trzeba policzyć dla własnej firmy, bo zależy od warunków transakcji. Przy ocenie propozycji pomaga całkowity koszt posiadania (TCO), który obok ceny zakupu obejmuje koszty użytkowania, konserwacji i likwidacji. Niższa cena jednostkowa nie oznacza automatycznie tańszego zakupu, jeżeli np. wydłuża terminy dostaw albo pogarsza jakość.

Przed rozmową o podwyżce zespół ustala też, jakich informacji potrzebuje, żeby ocenić jej uzasadnienie – na przykład danych o zmianie kosztów, na które powołuje się dostawca.

Jak podzielić role w zespole negocjacyjnym?

• Prowadzący – przedstawia stanowisko i pilnuje uzgodnionego przebiegu rozmowy.
• Osoba od danych i notatek – ma pod ręką potrzebne liczby i zapisuje ustalenia.
• Osoba z mandatem – może zaakceptować propozycję; plan określa, które decyzje wymagają zgody poza salą.
• Słuchający – zadaje przygotowane pytania i doprecyzowuje odpowiedzi, żeby rozpoznać potrzeby i motywacje dostawcy.

Scenariusz określa także, kiedy zespół przerywa lub odracza rozmowę: gdy brakuje informacji albo osoby z odpowiednim mandatem. Propozycja wykraczająca poza uzgodnione granice nie staje się porozumieniem tylko dlatego, iż padła podczas spotkania. Spójne stanowisko wymaga wspólnego języka całego zespołu, dlatego część firm szkoli cały dział zakupów naraz – taką formę, obok szkoleń otwartych, mają w ofercie m.in. wrocławskie Vademecum i inne firmy szkoleniowe dla kupców.

Co zrobić po zakończeniu rozmowy?

Po spotkaniu zespół spisuje uzgodnione warunki i oddziela je od propozycji, które nie zostały przyjęte. Podsumowanie potwierdza się z dostawcą na piśmie, zanim trafi do umowy. Jasny zapis ogranicza ryzyko różnych interpretacji porozumienia. Warto też porównać wynik z celem, minimum i alternatywą ustalonymi przed rozmową – to materiał do przygotowania kolejnych negocjacji.

Opisany plan jest punktem wyjścia; umiejętność trzymania się go pod presją ćwiczy się w praktyce, na przykład podczas warsztatu, jakim jest szkolenie z negocjacji zakupowych prowadzone na symulacjach rozmów z dostawcą.