How to calculate the equivalent for unused vacation leave

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, iż niewykorzystany urlop wypoczynkowy może zostać zamieniony na ekwiwalent pieniężny. Warto wiedzieć, jak dokładnie obliczyć taką kwotę, aby uniknąć nieporozumień między pracownikiem a pracodawcą. W tym artykule wyjaśniamy, jakie zasady obowiązują przy obliczaniu ekwiwalentu oraz na co zwrócić uwagę, aby wszystko było zgodne z prawem.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi w sytuacji, gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany lub wygasa, a pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części. Nie ma znaczenia, z jakiego powodu doszło do zakończenia zatrudnienia – ekwiwalent należy się w każdym przypadku. Jak podkreśla orzecznictwo, z dniem ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Trzeba jednak pamiętać, iż roszczenie o ekwiwalent przedawnia się po trzech latach (por. wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00).

Warto również zaznaczyć, iż pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu, jeżeli pracownik zdecyduje się wykorzystać niewykorzystany urlop w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. Warunkiem jest jednak, iż nowa umowa zostanie zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Jak obliczyć podstawę ekwiwalentu?

Przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy najważniejsze jest ustalenie tzw. podstawy ekwiwalentowej. W tym celu należy wziąć pod uwagę różne składniki wynagrodzenia, ale nie wszystkie. Z podstawy ekwiwalentowej wyłączone są m.in.:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za określone zadania lub osiągnięcia,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy lub przestoju niezawinionego przez pracownika,
• gratyfikacje jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego lub innej usprawiedliwionej nieobecności,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby,
• kwoty wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród,
• odprawy emerytalne, rentowe lub inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenie i odszkodowanie z tytułu rozwiązania stosunku pracy.

Pozostałe składniki wynagrodzenia dzielą się na trzy grupy:

1. Składniki określone w stałej stawce miesięcznej – uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu ustania stosunku pracy.
2. Składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w zmiennej wysokości – bierze się pod uwagę średnią z trzech ostatnich miesięcy.
3. Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc – uwzględnia się średnią z 12 ostatnich miesięcy.

Przykłady obliczeń

1. Dodatek stażowy
   Pracownik zatrudniony do końca stycznia 2025 r. otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 6000 zł oraz dodatek stażowy (500 zł). Przy obliczaniu podstawy ekwiwalentowej uwzględnia się oba składniki, czyli łącznie 6500 zł.
2. Wynagrodzenie prowizyjne
   Pracownik otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne: w październiku 7000 zł, w listopadzie 6800 zł, w grudniu 9000 zł. Średnia z trzech miesięcy wynosi 7600 zł, co stanowi podstawę ekwiwalentową.
3. Premie półroczne
   Pracownik otrzymał dwie premie półroczne w 2024 r. Przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej uwzględnia się 1/12 sumy tych premii.

Po ustaleniu podstawy ekwiwalentowej można przystąpić do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W tym celu:

1. Podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik (w 2025 r.: 20,83 dla stycznia oraz 20,75 dla okresu luty–grudzień), aby uzyskać ekwiwalent za jeden dzień urlopu.
2. Ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez liczbę godzin odpowiadających dobowej normie czasu pracy (zazwyczaj 8 godzin).
3. Otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład dla niepełnego etatu

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu ma 16 godzin niewykorzystanego urlopu. Jego wynagrodzenie wynosi 8000 zł miesięcznie. Obliczenia wyglądają następująco:

1. 8000 zł : 10,38 (współczynnik dla 1/2 etatu) = 770,71 zł (ekwiwalent za 1 dzień urlopu).
2. 770,71 zł : 8 godzin = 96,34 zł (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu).
3. 96,34 zł x 16 godzin = 1541,44 zł (ekwiwalent za niewykorzystany urlop).

Podsumowanie

Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak składniki wynagrodzenia, okres zatrudnienia oraz normy czasu pracy. Warto pamiętać, iż pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent, chyba iż pracownik zdecyduje się wykorzystać urlop w trakcie kolejnej umowy o pracę. Znajomość zasad obliczania ekwiwalentu pozwala uniknąć błędów i nieporozumień.

Przypominamy, iż nasza kancelaria oferuje profesjonalną obsługę i doradztwo prawne świadczone na rzecz przedsiębiorców. Oferujemy pomoc prawną w pełnym zakresie już dla osób planujących rozpoczęcie swojej działalności.

Świadczone przez nas kompleksowe usługi doradcze są odpowiedzią na indywidualne potrzeby klientów. Doradzamy w zakresie wyboru formy prawnej dla planowanej działalności, dopełnimy wszelkich formalności polegających na jej zarejestrowaniu w odpowiednich instytucjach, a następnie będziemy dokonywać bieżącej obsługi prawnej w trakcie jej działania.

Nasza oferta to pomoce prawna w zakresie wszelkich problemów prawnych, z jakimi mogą się Państwo spotkać jako przedsiębiorcy w swojej działalności. Świadczone przez nas kompleksowe usługi oraz porady prawne w zakresie prawa handlowego, prawa cywilnego, prawa pracy, prawa gospodarczego pomogą Państwu w prowadzeniu działalności, oszczędzając czas i pieniądze naszych klientów.

Forma współpracy:

• Indywidualne zlecenia jednorazowe
• Doraźna obsługa prawna
• Stała obsługa prawna na podstawie umowy zlecenia
• porady prawne
• sporządzanie pism procesowych
• pozwy
• odpowiedzi na pozwy
• sprzeciwy od nakazów zapłaty i wyroków nakazowych
• apelacje
• wnioski
• doradztwo, zakładanie i funkcjonowanie działalności gospodarczej
• rejestrowanie spółek w KRS
• pozwy
• doradztwo w zakresie obrotu nieruchomościami (pełen zakres usług: nabywanie, najem, włącznie ze sporządzaniem umów: przedwstępnej i adekwatnej oraz umówienie notariusza)
• zastępstwo procesowe w sprawach gospodarczych i cywilnych (dotyczy przedsiębiorców objętych stałą obsługą prawną)
• umowy deweloperskie – przygotowanie umów związanych z działalnością deweloperską dla deweloperów
• redakcja i opiniowanie kontraktów, wniosków i pism procesowych
• przygotowanie umów oraz ich wzorów
• negocjowanie umów i kontraktów z kontrahentami, pomoc prawna dla Klienta w trakcie negocjacji
• porady związane z prawem pracy: tworzenie umów o pracę, wypowiedzeń, regulaminów
• przygotowanie porad prawnych, uwzględniających doktrynę oraz najnowsze orzecznictwo

Potrzebujesz pomocy prawnej a może stałej obsługi dla twojej firmy? Napisz do nas lub zadzwoń już teraz.

579-636-527

[email protected]

Podstawa prawna

• art. 171, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1222)

• art. 1 ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1965)

• par. 14–19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174 poz. 1353)