Google Workspace Highlights of September 2023

Wrzesień nie był łaskawy dla Jamboarda – kilka tygodni temu Google poinformowało, iż wygasza tę aplikację. Interaktywne tablice będą od dzisiaj dostępne w Google Workspace za pośrednictwem dodatków opracowanych przez zewnętrznych producentów. Zupełnie inaczej rzecz ma się w przypadku Chatu, gdzie pojawiło się mnóstwo usprawnień. Jest to skutek wcześniejszych decyzji producenta – w chwili zamknięcia platformy Currents Google zapowiedziało dynamiczny rozwój swojego komunikatora tekstowego i jak dotąd dotrzymuje słowa. Sprawdźmy, co jeszcze w ostatnim czasie zmieniło się w Google Workspace.

Ale jeszcze zanim o nowościach, to przypominamy, iż jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco z premierami w Google Workspace, możesz dołączyć do naszej grupy na Facebooku. To przestrzeń, w której ludzie zainteresowani rozwiązaniami chmurowymi dzielą się ze sobą wiedzą i spostrzeżeniami. Z euforią powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.

Google Chat cały czas się rozwija

Szybsze wysyłanie plików dzięki elementom inteligentnym

W Chacie pojawiły się elementy inteligentne! Aby wywołać menu kontekstowe w komunikatorze, wystarczy wpisać znak @. Na rozwijanej liście pojawią się ostatnio używane przez Ciebie pliki, które teraz jeszcze szybciej załączysz do rozmowy. A jeżeli pamiętasz część nazwy dokumentu, który chcesz przesłać, zacznij wpisywać ją po znaku @, a komunikator pokaże Ci wszystkie pliki zawierające dany wyraz, które przechowujesz na swoim Dysku Google.

Nowy układ wiadomości ułatwi komunikację

W kwietniu tego roku odświeżony został wygląd Chatu – zmiany pojawiły się się między innymi w wyglądzie kroju pisma, układzie i rozmiarach paneli. Kontynuując ten proces Google wprowadziło zmieniony układ dymków, który pozwoli użytkownikom łatwiej odróżniać wiadomości przychodzące od wysłanych. Wiadomości nadawcy i odbiorcy będą miały różny kolor tła i będą wyrównywać się do różnych krawędzi okna prowadzonej rozmowy.

Z łatwością linkuj do konkretnej wiadomości

Kolejną funkcją, która pomoże zespołom komunikować się bardziej efektywnie, jest możliwość skopiowania linku do konkretnej wiadomości przesłanej przez Google Chat. Aby wygenerować linki, należy kliknąć w ikonę trzech kropek przy danej wiadomości, a następnie wybrać opcję Kopiuj link.

Kiedy prześlesz łącze innej osobie, zostanie ona przekierowana bezpośrednio do tej wiadomości. Oczywiście pod warunkiem, iż jest członkiem konwersacji, w której została przesłana wiadomość.

Dodawaj grupy dyskusyjne do pokojów Chatu

Google nie ustaje również w wysiłkach mających na celu poprawę funkcjonalności pokoi. We wrześniu w narzędziu pojawiła się możliwość dodawania do nich grup dyskusyjnych. Kiedy to zrobisz, do pokoju dodani zostaną wszyscy członkowie grupy.

Co więcej, wszelkie zmiany dokonywane w składzie danej grupy (dodawanie i usuwanie użytkowników) będą mieć swoje automatyczne odzwierciedlenie w pokoju.

Nowe uprawnienia menedżerów pokoi

Niedawno menedżerowie pokoi zyskali dodatkowe uprawnienia. Nowe opcje – Zarządzaj aplikacjami i Zarządzaj webhookami – pozwolą im kontrolować możliwość dodawania i usuwania tych elementów przez członków pokoju.

Co więcej, w widoku pełnoekranowym w przeglądarce menedżer pokoju będzie mógł łatwo wyświetlić wszystkie aplikacje i webhooki, które już zostały dodane do danej przestrzeni.

Płać mniej za Google Workspace

Pokoje zorganizowane tematycznie zostaną przeniesione do wątków

W 2022 r. w Google Chat pojawiły się wątki, a od marca 2023 r. były one automatycznie dodawane do wszystkich nowo utworzonych pokoi.

30 września 2023 r. rozpoczęła się kolejna faza w rozwoju tego narzędzia. Od tego dnia wszystkie istniejące pokoje, które pogrupowane były według tematów rozmów zaczną być aktualizowane do wersji wyposażonej w wątki.

Proces wprowadzania zmiany będzie trwał do marca 2024 roku. Google deklaruje, iż w celu zminimalizowania zakłóceń w codziennej pracy, będzie inicjować aktualizacje poza godzinami pracy i w weekendy.

Administratorzy mogą skorzystać z tego formularza, aby wskazać konkretny miesiąc, w którym ma nastąpić zmiana, i określić, czy wolą, aby aktualizacja odbywała się w dni powszednie czy w weekendy. Deklarację tę należy przesłać do 15 października 2023.

W najbliższych miesiącach przez cały czas mają być też rozwijane funkcję wątków w pokojach. Planowane w tym zakresie ulepszenia to m.in.: możliwość zmiany wielkości panelu, w którym prowadzona jest rozmowa poboczna; wprowadzenie zakładki Home, gdzie będą wyświetlane ostatnie wiadomości z Twoich pokoi czy wyświetlanie w głównym oknie wiadomości awatarów użytkowników, którzy odpowiedzieli w wątku na daną wiadomość.

Łatwo dodawaj i usuwaj grupy członków do pokoi

W Google Workspace Marketplace pojawiła się nowa aplikacja – Bulk Member Manager. Pozwala ona menadżerom oraz członkom pokoi z odpowiednimi uprawnieniami zbiorczo dodawać i usuwać do/z pokojów użytkowników.

Koniec Jamboarda! Nowy etap dla tablic interaktywnych w Google Workspace

Stało się! Pod koniec 2024 roku z pakietu Google Workspace zostanie wycofany Jamboard. Podtrzymano też zapowiedzianą wcześniej decyzję o zakończeniu wsparcia dla urządzeń Jamboard.

W miejsce swojej własnej aplikacji, służącej do tworzenia tablic interaktywnych, Google wprowadził do pakietu integracje z zewnętrznymi narzędziami tego typu, takimi jak FigJam, Lucidspark czy Miro. Ułatwią one Twoją pracę podczas rozmów przez Meet, udostępniania plików z Dysku czy planowania wydarzeń w Kalendarzu.

Dodatki te zostaną również wprowadzone do urządzeń Series One Board 65 i Desk 27 firmy Avocor. Dzięki temu będzie można z nich korzystać dzięki urządzenia fizycznego i rysika.

Zapowiedziana zmiana nie będzie nagła. Google zadba o odpowiednią ścieżkę przechowywania i migracji danych z Jamboard, dzięki czemu nie stracisz żadnych plików stworzonych dotychczas w tym programie. Szczegółowe informacje na ten temat zostaną wysłane do administratorów za pośrednictwem wiadomości mailowych.

Dodatki do Google Meet dostępne bezpośrednio z poziomu aplikacji

Meet rozszerza swoją funkcjonalność. Teraz możesz znajdować i instalować dodatki innych firm bez konieczności opuszczania aplikacji. Od września u góry panelu Czynności zobaczysz kategorię Polecane dodatki. Stąd wystarczą dwa kliknięcia, aby zainstalować i zacząć korzystać z aplikacji takich marek jak Confluence, Figma, Lucidspark, Miro, Polly i Read.ai.

Kiedy klikniesz logo danej aplikacji, w wyskakującym okienku otworzy się link do Google Workspace Marketplace. Tu możesz pobrać wybrany dodatek do Meet. Co więcej, w niektórych przypadkach administrator Twojej instancji Google Workspace może zainstalować dodatki z poziomu konsoli lub zablokować możliwość używania danej aplikacji.

Niezależnie więc od tego, czy chcesz wykorzystać możliwości tablic interaktywnych Miro lub Lucidspark, czy też używasz Figmy do projektowania w czasie rzeczywistym – teraz możesz zrobić to bez przełączania kart i otwierania dodatkowych aplikacji.

Łatwiejsze blokowanie plików na Dysku

Na Dysku została dodana możliwość blokowania plików z poziomu menu kontekstowego. Aby z niej skorzystać należy kliknąć wybrany dokumenty prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcje Informacje o pliku > Zablokuj. Do zablokowanych dokumentów recenzenci nie mogą wprowadzać zmian ani dodawać komentarzy i sugestii.

Aktualizacja ta usprawnia proces ograniczania dostępu do plików, który wcześniej był dostępny za pośrednictwem interfejsu API Dysku Google lub w ustawieniach wybieranych podczas wysyłania prośby o zatwierdzenie pliku.

Łatwiejsza organizacja plików w aplikacjach Google Workspace

W kwietniu tego roku na dysku pojawiło się nowe narzędzie do wygodniejszej zmiany lokalizacji pliku na Dysku Google. niedługo zostanie ono zaimplementowane również w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Rysunkach, Witrynach i Gmailu. W ten sposób użytkownicy zyskają dostęp do przydatnych sugestii dotyczących przenoszenia plików, dodawania skrótów do plików lub tworzenia ich kopii bezpośrednio z poziomu tych aplikacji.

Witryny zgodne z identyfikacją wizualną Twojej marki

W sierpniu pisaliśmy o możliwości ustawienia w Prezentacjach i Formularzach szablonów, które będą zgodne z identyfikacją wizualną Twojej marki. We wrześniu o tę funkcję wzbogaciły się również Witryny.

Kiedy tylko administrator ustawi w konsoli szablony wizualne dla Twojej organizacji (Aplikacje > Google Workspace > Dysk i Dokumenty > Szablony >Marka organizacji), użytkownicy zyskają dostęp do spójnych z marką elementów wizualnych. A mowa tu o krojach pisma, kolorach, logach, obrazach w nagłówkach, a choćby określonej szerokości strony czy wstępnej konfiguracji ramki.

Zwiększone limity wierszy w arkuszach połączonych

Połączone arkusze pozwalają uzyskać wydajność i skalę hurtowni danych BigQuery z poziomu Arkuszy Google. We wrześniu Google zwiększyło maksymalną liczbę wierszy wyników zwracanych z BigQuery dla tabel przestawnych i fragmentów danych:

• Tabele przestawne zostały rozszerzone do 50 000 wierszy (poprzednio 30 000).
• Fragmenty danych zostały rozszerzone do 50 000 wierszy (poprzednio 25 000).

Oznacza to, iż możesz teraz analizować w Arkuszach jeszcze więcej wierszy wyników z petabajtów danych, które przechowujesz w BigQuery. Ponadto Google wprowadziło ulepszenia dotyczące wydajności tabel przestawnych i fragmentów danych w arkuszach połączonych. W tym aktualizacje dotyczące tworzenia tabeli przestawnej, usuwania fragmentu, wycinania/kopiowania/wklejania danych w tabeli przestawnej, wstawiania wiersza czy usuwania kolumny.

Koniec wsparcia dla LSA oraz Google Sync

Od 30 września 2024 roku w aplikacjach i urządzeniach firm zewnętrznych Google Workspace nie będzie już obsługiwać metod logowania, wymagających od użytkowników udostępniania loginu i hasła Google. Mniej bezpieczne aplikacje (LSA – Less Secure Apps) to metoda logowania, która jest w tej chwili uważana za przestarzałą. Stosujący ją użytkownicy udostępniają aplikacjom i urządzeniom podmiotów trzecich poufne dane. Może to ułatwić cyberprzestępcom uzyskanie nieautoryzowanego dostępu do ich konta. W ramach zmiany wygaszony zostanie również Google Sync.

Znacznie bezpieczniejszym sposobem synchronizowania poczty e-mail z innymi aplikacjami jest opcja Zaloguj się przez Google (Sign-In with Google). Wykorzystuje ona standardową i bezpieczniejszą metodę uwierzytelniania, OAuth, z której korzysta już zdecydowana większość aplikacji i urządzeń innych firm.

W FOTC Twój pakiet może być tańszy

Jeśli jesteś użytkownikiem Google Workspace to pewnie wiesz, jak dobrze ten zestaw narzędzi sprawdza się w praktyce. Czego jednak możesz nie wiedzieć, to to, iż dzięki współpracy z FOTC za swój pakiet aplikacji do pracy zdalnej prawdopodobnie możesz płacić mniej niż obecnie. Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy możemy wynegocjować dla Ciebie lepszą cenę.