Google Drive for Business — a safe way to store papers and files

Każde konto Gmail powiązane jest z aplikacjami webowymi do tworzenia i edycji plików. Wszystkie Twoje aktywności zapisane w aplikacjach Google trafiają w jedno miejsce – na Dysk Google. Narzędzie to ma jednak o wiele więcej możliwości, które warto poznać.

Co to jest Dysk Google?

Dysk Google (ang. Google Drive) to chmurowa przestrzeń do przechowywania oraz synchronizacji danych. Pliki zapisane na dysku można udostępniać innym osobom, choćby jeżeli nie korzystają one z usług Google.

Rozwiązanie chmurowe tym różni się od zwykłego lokalnego dysku, iż masz do niego dostęp z poziomu każdego podłączonego do internetu urządzenia, na którym możesz zalogować się na swoje konto Google. Wszystkie swoje zasoby przejrzysz w przeglądarce na komputerze lub w aplikacji na urządzeniu mobilnym. Co ważne – zawsze wyświetli Ci się najbardziej aktualna wersja danego pliku. Dzięki korzystaniu z Google Drive nie musisz też martwić się, iż awaria czy kradzież sprzętu zaprzepaści wyniki Twojej pracy.

Dysk dostępny jest dla użytkowników prywatnych, którzy mogą z niego korzystać po założeniu konta Gmail, oraz dla firm – w ramach biznesowego pakietu aplikacji Google Workspace.

Najważniejsze cechy Google Drive dla firm

Powody, dla których Dysk Google świetnie sprawdza się w środowisku biznesowym, są następujące:

• Przestrzeń dyskową można łatwo skalować, w zależności od potrzeb danej firmy.
• Dysk wspomagany jest technologią AI Google, dzięki czemu podpowiada Ci i wyświetla różne informacje w czasie rzeczywistym.
• Możesz stworzyć dysk współdzielony dla całego zespołu, co sprawi, iż wszyscy jego członkowie zawsze będą mieć dostęp do potrzebnych im informacji.
• Dysk kupujesz w pakiecie z innymi narzędziami Google, np. z programami do pracy biurowej, z których możesz korzystać również w trybie offline.
• Elementy zapisane na Dysku możesz udostępniać innym osobom, choćby jeżeli użytkownicy ci nie posiadają konta Google.
• W plikach Dokumentów, Arkuszy czy Prezentacji możesz w tym samym czasie pracować z innymi członkami zespołu.
• Dzięki aplikacji Dysk na komputer możesz korzystać z Google Drive w podobny sposób, jak z fizycznych dysków Twojego sprzętu. Różnica jest taka, iż zapisane informacje nie zajmują miejsca na lokalnych nośnikach, a na bieżąco synchronizują się z chmurą.

Google Drive – ile miejsca na pliki mają użytkownicy?

Osoby, korzystające z Dysku prywatnie mogą na jednym koncie przechowywać 15 GB danych. W przypadku użytkowników biznesowych liczby te wyglądają o wiele lepiej i różnią się w zależności od wybranej wersji usługi:

• Google Workspace Business Starter – 30 GB przestrzeni dyskowej w chmurze za każdą wykupioną licencję.
• Google Workspace Business Standard – 2 TB przestrzeni dyskowej w chmurze za każdą wykupioną licencję.
• Google Workspace Business Plus – 5 TB przestrzeni dyskowej w chmurze za każdą wykupioną licencję.
• Google Workspace Enterprise – domyślnie każde konto ma do dyspozycji 5 TB na dysku w chmurze, ale w razie potrzeby przestrzeń tę można zwiększyć.

W obrębie każdej organizacji użytkownicy Google Workspace mogą elastycznie zarządzać miejscem na Dysku. A to dlatego, iż w usłudze wykorzystany jest bowiem system wspólnego miejsca na firmowe dane. Ilość pamięci oferowanej w ramach każdego pojedynczego konta jest więc dodawana do wspólnej puli, którą administrator może dowolnie zarządzać.

Jakie rodzaje danych zajmują miejsce na Dysku Google?

W zależności od wybranego planu Google Workspace, każdy użytkownik ma do dyspozycji pewien limit miejsca. jeżeli zastanawiasz się, jakie rodzaje danych zapełniają pamięć na Google Drive, to są to:

• Zawartość skrzynki Gmail – wszystkie wiadomości i załączniki.
• Wszystkie pliki programów biurowych (Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Witryn i Formularzy), które zostały utworzone lub edytowane po 1 czerwca 2021 roku.
• Inne pliki (PDF, zdjęcia, filmy itp.), które zapiszesz w chmurze.
• Zawartość Google Photos – aplikacji, która pozwala synchronizować, uporządkować i stworzyć kopię zapasową zdjęć ze wszystkich urządzeń mobilnych.

Limity na Dysku Google

Do końca maja 2021 roku przestrzeń na Dysku zużywały jedynie pliki zewnętrznych aplikacji w formatach niezwiązanych z usługami Google. W ostatnich latach usługi chmurowe znacznie zyskały na popularności. Dlatego też na Dysk zostały nałożone limity, które pozwalają uniknąć przeciążeń urządzeń i zapewniają najwyższy komfort korzystania z chmury.

Na użytkowników Google Workspace nałożony jest limit pobierania i wysyłania plików. Każdy z nich może jednego dnia przesłać łącznie maksymalnie 750 GB danych. jeżeli zaś chodzi o przesyłanie czy synchronizowanie pojedynczego pliku, to jego rozmiar nie może przekraczać 5 TB.

Informacje na ten temat zostały szczegółowo opisane w artykule Google Drive – limity miejsca na dane. Od czego zależą?

Jak zwiększyć pojemność Google Drive?

Najprostszy sposób na zwiększenie pojemności Dysku Google w firmie, to przejście na wyższy pakiet – dzięki temu każdy użytkownik odczuje pozytywną zmianę. Co jednak zrobić, jeżeli większość pracowników jest zadowolona z pojemności swoich dysków, a jedynie kilku z nich potrzebuje więcej miejsca?

Otóż w takiej sytuacji na wyższy plan możesz przenieść tylko kilka wybranych kont (osobnych licencji). Wówczas pozostali użytkownicy będą rozliczani tak, jak dotychczas. Taki miks planów w obrębie jednego abonamentu można uzyskać jedynie u partnera Google Cloud, jakim jest FOTC. jeżeli zastanawia Cię, czy możesz skorzystać z tego rozwiązania, napisz do nas, a nasi specjaliści pomogą Ci dobrać najlepsze (i najtańsze) rozwiązanie dla Twojej firmy.

Sposoby na zwiększenie pojemności dostępnego miejsca opisaliśmy również w artykule Jak zwiększyć miejsce na Dysku Google.

Migracja danych z dotychczasowego rozwiązania

Przeniesienie danych z dotychczas wykorzystywanego rozwiązania (np. z lokalnego dysku komputera lub z innej chmury) na Dysk odbywa się manualnie. Jednak jeżeli chcesz przenieść zasoby z innego konta Google, najłatwiej będzie Ci skorzystać z narzędzia Google Takeout, które znajdziesz pod tym adresem. Za jego pomocą możesz zarchiwizować wszystkie dane przechowywane w usłudze lub wyeksportować informacje jedynie z wybranych aplikacji.

Zarządzanie Dyskiem Google w organizacji

W konsoli administracyjnej Google Workspace administrator ma do dyspozycji szereg narzędzi, które wspomagają zarządzanie przestrzenią dyskową firmowej instancji. jeżeli jesteś administratorem to możesz na przykład wyświetlać raporty wykorzystania pamięci; określać parametry dysków współdzielonych, czy ustalać limity wykorzystania przestrzeni dyskowej przez poszczególnych użytkowników.

W wybranych planach subskrypcyjnych możesz też stworzyć zasady zaufania dla Dysku, co pozwoli Ci zdefiniować reguły, zgodnie z którymi użytkownicy będa mogli udostępniać pliki innym osobom wewnątrz i na zewnątrz organizacji. To oczywiście tylko kilka wybranych funkcji.

Dysk współdzielony – przestrzeń do wspólnej pracy

Więcej miejsca na dane to tylko jeden z aspektów, w którym Google Drive dla osób prywatnych różni się od wersji, która powstała z myślą o użytkownikach biznesowym. Drugą najważniejszą różnicą jest tu możliwość stworzenia dysku współdzielonego.

Dyski współdzielone to przestrzeń, w której zespoły pracowników mogą przechowywać, uzyskiwać dostęp oraz wyszukiwać pliki. Używając najprostszej analogii, Mój Dysk (czyli przestrzeń dyskową przypisaną do konkretnego użytkownika) można porównać do prywatnego twardego dysku. Dyski współdzielone należy natomiast rozważyć w kategorii wspólnego zasobu, do którego użytkownicy mogą też przenosić pliki osobiste.

Na każdym dysku współdzielonym może zostać zapisanych maksymalnie 400 000 elementów (czyli pojedynczych plików, folderów lub skrótów). Każdy taki dysk ma też limit osób i grup, którym można udostępnić znajdujące się na nim zasoby. Plik na dysku współdzielonym można udostępnić łącznie 50 000 osób, w tym bezpośrednio maksymalnie 100 grupom o łącznej liczbie członków nieprzekraczającej 600 użytkowników.

Więcej o dyskach współdzielonych przeczytasz w artykule Czym są Dyski Współdzielone w Google?.

Jak dodawać pliki i foldery na Dysk Google?

Jeśli chcesz przesłać element na Dysk, wpisz w pasku przeglądarki drive.google.com i kliknij przycisk Nowy, który znajduje się w lewym górnym rogu ekranu. Następnie z rozwijanej listy wybierz jedną z dostępnych opcji: Prześlij plik lub Prześlij folder.

W kolejnym oknie możesz wskazać dowolne pliki lub foldery z dysku twardego urządzenia i załadować je na Dysk. Po wykonaniu tej czynności, w prawym dolnym rogu możesz na bieżąco obserwować postępy przesyłania.

Pliki możesz też utworzyć bezpośrednio na Dysku Google, o ile powstaną one w jednej z następujących aplikacji: Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze, Witryny oraz Google Drawings.

Jak udostępniać pliki i foldery na Dysku Google?

Dysk to nie tylko narzędzie do przechowywania zasobów, ale też do dzielenia się nimi z innymi osobami. jeżeli jesteś właścicielem poszczególnych plików lub masz taką moc w ramach swoich uprawnień, możesz udostępniać foldery znajdujące się na chmurowym dysku twardym w Twojej firmie.

Niezależnie od tego, czy chcesz udostępnić cały folder czy pojedynczy plik w dowolnym formacie, proces wygląda tak samo:

1. Otwórz aplikację i kliknij wybrany element prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz jedną z opcji:

• Udostępnij – w nowym oknie wpisz adresy email wszystkich osób, które dostaną dostęp do pliku. Możesz też zarządzać uprawnieniami do wglądu, edycji i dalszego udostępniania.
• Pobierz link – Ta opcja pozwala wygenerować unikalny link, za pośrednictwem, którego możesz udostępnić element wielu osobom naraz. Każdy użytkownik, który ma link do folderu, zyska dostęp do jego zawartości. Możesz jednak zabezpieczyć pliki przed dostępem osób spoza organizacji i jasno określić uprawnienia użytkowników korzystających z linku.

W obrębie folderu użytkownicy będą widzieć różne pliki, w zależności od tego, czy mają do nich uprawnienia, czy też nie. Bardziej szczegółowe informacje na temat tego procesu znajdziesz w naszym artykule Jak udostępniać pliki Google?

Dzięki Google Workspace łatwo możemy pracować nad takimi dokumentami jak umowa czy koncepcja scenariusza. Nie musimy wysyłać sobie plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych. Pracujemy na plikach zapisanych w chmurze, gdzie gwałtownie każdy może wejść i – jeżeli jest taka potrzeba – wywołać kogoś z zespołu, aby o coś dopytać. Każdy widzi wprowadzone wcześniej zmiany. To bardzo pozytywnie wpływa na szybkość pracy. Marcin Jaskółka, Head of Marketing, Just Join IT

Usuwanie plików z Google Drive

Jeśli nie potrzebujesz już jakichś plików lub folderów, możesz je usunąć. Aby to zrobić, kliknij w wybrany element prawym przyciskiem myszy, a następnie z rozwijanego menu wybierz opcję Usuń.

Kiedy to zrobisz, przez pewien czas element będzie można jeszcze przywrócić. Okres ten nie trwa jednak zbyt długo. Usunięte pliki pozostają w koszu przez 30 dni, a następnie są z niego trwale usuwane.

Dysk Google na komputer

• Dysk na komputer to oficjalna aplikacja Google, która umożliwia automatyczne tworzenie kopii zapasowej i synchronizację Mojego Dysku z dyskiem komputera o systemie operacyjnym Windows lub Mac OS.

Po dokonaniu synchronizacji w obu miejscach będziesz mieć dostęp do tych samych plików. Co więcej, będą one aktualizować się na bieżąco – jeżeli dokonasz edycji dokumentu bądź usuniesz lub przeniesiesz pliki w jednej lokalizacji, zmiana ta dokona się też w tej drugiej.

Jeśli chcesz zacząć używać Dysku Google w swojej firmie, to skontaktuj się z naszymi specjalistami. Oferujemy pełne wsparcie techniczne w języku polskim, migrację danych do nowego rozwiązania (w tym przeniesienie poczty i kalendarzy) oraz niższe ceny pakietów Google Workspace.